Все пары, планирующие свадьбу, на первом этапе подготовки сталкиваются с задачей «список гостей». Грамотно его составить не так просто, как кажется на первый взгляд, поэтому мы решили обратить ваше внимание на самые важные аспекты в этом деле.
Формат
Пользуйтесь Excel – в нем удобнее всего будет работать со списком в будущем. Сделайте основные колонки: номер, имя, фамилия, кем приходится жениху/невесте. Позже сюда добавятся еще 3 закладки: рассадка, полиграфия, описание гостей для ведущего. Либо рассадку можно потом планировать также в изначальном списке.
Рассадка
Если вы планируете банкет, то неизбежно столкнетесь с проблемой рассадки ваших гостей по столам. Конечно, бывают свадьбы, на которых гостям самим предлагают выбрать любое место, но если у вас ожидается 20 и более гостей, то хаос и неразбериха вам гарантированы.
Если планируются классические круглые столы, комфортно за каждым могут сидеть 7-8 человек. Столы также бывают разного диаметра, что очень важно уточнить у ответственного за этот вопрос. За некоторые столы можно спокойно посадить 10-11 человек. Главное правило – лучше посадить чуть меньше «нормы», например 5-6 человек за стол в формате кабаре, чем стараться вместить 11 человек, которым будет тесно. Также важно на самой схеме расстановки столов сразу отметить их номера, чтобы вы и организаторы понимали, как именно гости будут сидеть в зале.
Если планируется смешанная рассадка или только прямоугольные столы, уточняйте их вместимость у организатора или декоратора.
Помните, что вместимость любого стола также зависит от выбранных стульев! А один официант не может эффективно обслуживать более 10 человек.
Список для полиграфии
Если вы планируете делать именные приглашения и/или персонализацию конвертов, сразу посчитайте, сколько приглашений вам понадобится. Обычно каждой семье вручают одно приглашение. Соответственно, вам важно продумать обращение к гостям на каждом конверте и приглашении. Обязательно сделайте несколько запасных комплектов с нейтральным обращением, например, «Дорогие друзья». Внимательно проверьте написание всех имен – полиграфия не отвечает за ваши орфографические ошибки, и все приглашения будут напечатаны в точности с предоставленными вами данными.
Описание гостей
Сейчас многие ведущие очень детально готовятся к каждой свадьбе. Они стараются запомнить всех гостей по именам, сразу определить самых важных и уместно шутить, не задев чувства ваших друзей и родственников. Соответственно, чем подробнее и интереснее информацию вы предоставите, тем лучше сможет подготовиться ваш ведущий. Обсудите с ним, какие факты его интересуют. Часто просят указать историю знакомства или необычное хобби гостя. Подумайте вместе с ведущим, какие факты о гостях можно озвучивать при всех, а какие не стоит. Также в списке нужно отметить самых активных гостей, которые с радостью вместе с ведущим или организатором подготовят для вас сюрприз.
Советуем также для вашего организатора или координатора указать мобильные телефоны каждого гостя или пары, что с ними можно было связаться в день свадьбы в экстренной ситуации. Очень часто гости опаздывают, и, только связавшись с ними лично, можно принять решение, стоит ли откладывать начало программы или нет.
Автор заглавного фото – Виталий Зимарин
